Wetgeving en regels
Wanneer mag u de waarborgsom inhouden en wat zegt de wet over de opnamestaat?
Bij een discussie over de borg gaat het zelden over smaak en bijna altijd over bewijs. De Nederlandse regels leggen het zwaartepunt bij de beschrijving van de woning aan het begin van de huur, en bij wat u aan het einde daarnaast kunt leggen. Dit artikel zet op een rij welke regels meespelen, wat u wel en niet mag inhouden en welke rol uw opnamerapport in dat geheel speelt.
De beschrijving bij aanvang is het ijkpunt
Het huurrecht gaat uit van een eenvoudige gedachte: de huurder levert de woning aan het einde op in de staat waarin hij die heeft gekregen, met uitzondering van wat door normaal gebruik is versleten. Om dat te kunnen beoordelen is er een vertrekpunt nodig. Dat vertrekpunt is de beschrijving van de staat van de woning die partijen bij het begin van de huur samen opmaken.
Is die beschrijving er niet, dan verschuift de bewijslast in uw nadeel. De wet gaat er dan in beginsel van uit dat de huurder de woning heeft ontvangen in de staat waarin hij die achterlaat. Wie bij vertrek een beschadigd werkblad aantreft en geen enkele vastlegging van de begintoestand heeft, moet dan aantonen dat het werkblad bij intrek gaaf was. Dat lukt in de praktijk zelden.
Een opnamestaat hoeft geen juridisch document met moeilijke formuleringen te zijn. Het is een feitelijke beschrijving: welke ruimte, welk onderdeel, welke toestand, met beeld erbij. Hoe concreter de beschrijving, hoe minder er later te interpreteren valt.
Wat er minimaal in hoort
- Adres, datum en de namen van de aanwezigen bij de opname.
- Een doorloop per ruimte, met per ruimte de vloer, de wanden, het plafond, de kozijnen en het sanitair of de keukenapparatuur.
- Foto's die aan de omschrijving zijn gekoppeld, zodat later duidelijk is welk beeld bij welke regel hoort.
- Meterstanden voor elektriciteit, gas en water, en het aantal sleutels dat is overhandigd.
- Een handtekening van huurder en verhuurder, met de datum waarop is ondertekend.
De opbouw daarvan werken we stap voor stap uit in het artikel over een opnamerapport dat bij een discussie overeind blijft. Op deze plek gaat het om de juridische functie: de opnamestaat is het document waar alles later aan wordt gespiegeld.
Slijtage, kleine herstellingen en schade zijn drie verschillende dingen
Verhuurders en huurders praten vaak langs elkaar heen omdat ze alle drie de categorieen op een hoop gooien. Het onderscheid is juist waar de discussie over de borg beslist wordt.
Normale slijtage komt voor rekening van de verhuurder. Een vloer die na jaren gebruik dof is geworden, verf die is verkleurd op een plek waar de zon staat, scharnieren die wat zijn gaan zakken: dat hoort bij het gebruik waarvoor de woning is verhuurd. Daar kunt u geen borg voor inhouden.
Kleine en dagelijkse herstellingen zijn voor de huurder. Wat daaronder valt is landelijk vastgelegd in een aparte regeling, zodat er niet per contract over onderhandeld hoeft te worden. Denk aan het vervangen van kraanleertjes, het gangbaar houden van sloten en scharnieren en het schoonhouden van afvoeren.
Schade is iets anders dan slijtage. Het gaat om beschadigingen die door toedoen of nalatigheid zijn ontstaan: een brandplek, een uitgescheurd scharnier, een gat in een wand dat verder gaat dan een spijkergaatje. Voor schade kunt u herstel verlangen, mits u kunt laten zien dat de situatie bij aanvang anders was.
| Categorie | Voor wiens rekening | Wat uw dossier moet aantonen |
|---|---|---|
| Normale slijtage | Verhuurder | Niets, u kunt hier geen kosten voor doorbelasten |
| Kleine herstellingen | Huurder | Dat het onderdeel bij aanvang werkte of aanwezig was |
| Schade | Huurder | De begintoestand, de eindtoestand en het verschil daartussen |
De waarborgsom: wat u wel en niet mag inhouden
De waarborgsom is een zekerheid, geen vergoeding vooraf. Wettelijk is de hoogte ervan begrensd en moet u de som na afloop van de huur terugbetalen. U mag daarop alleen inhouden wat u kunt onderbouwen: schade die aan de huurder is toe te rekenen, achterstallige huur of een openstaande afrekening van servicekosten.
Onderbouwen betekent in de praktijk drie dingen. U laat zien wat de begintoestand was. U laat zien wat de eindtoestand is. En u laat zien wat het herstel kost, met een offerte of een factuur van een derde in plaats van een zelf ingeschat bedrag. Een inhouding zonder die drie elementen houdt bij een kritische huurder zelden stand.
Specificeer per post, niet in een totaalbedrag
Stuur geen enkele regel met een rond bedrag. Zet per post neer welk onderdeel het betreft, in welke ruimte, wat de foto bij intrek liet zien, wat de foto bij vertrek laat zien en welk bedrag de hersteller daarvoor rekent. Zo kan de huurder per post reageren en blijft een verschil van mening beperkt tot een enkel punt in plaats van tot de hele afrekening.
Voor de servicekosten geldt een eigen ritme. Artikel 7:259 BW verplicht de verhuurder om jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, een gespecificeerd overzicht van de servicekosten te verstrekken. Die afrekening en de borgafwikkeling lopen door elkaar heen als een huurder halverwege het jaar vertrekt, dus houd ze in uw administratie strikt gescheiden.
Waar een geschil terechtkomt
Niet elk conflict komt op dezelfde plek terecht, en dat bepaalt hoe u uw dossier inricht.
- Huurcommissie. Huurders kunnen de aanvangshuurprijs binnen zes maanden na het ingaan van de huurovereenkomst laten toetsen door de Huurcommissie. Ook geschillen over servicekosten en over gebreken komen daar terecht.
- Kantonrechter. Een discussie over de waarborgsom en over herstelkosten is in beginsel een zaak voor de kantonrechter. Daar telt wat u aan stukken kunt overleggen.
- Onderling. Verreweg de meeste zaken worden gewoon aan de keukentafel opgelost, en dat gaat het snelst als beide partijen naar hetzelfde ondertekende document kijken.
Regels die naast de opnamestaat meelopen
Rond de sleuteloverdracht spelen nog een paar verplichtingen die los staan van de staat van de woning, maar die u op hetzelfde moment moet regelen.
De Wet betaalbare huur is in werking getreden op 1 juli 2024. Daarmee is het woningwaarderingsstelsel dwingend geworden tot en met 186 punten. Het energielabel telt mee in die puntentelling, dus de labelgegevens horen bij het dossier van de woning en niet los in een la. Een energielabel is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering.
Praktisch betekent dit dat de map die u per woning bijhoudt drie lagen heeft: de contractlaag met de huurovereenkomst en de puntentelling, de objectlaag met het energielabel en de installatiegegevens, en de opnamelaag met de rapporten bij intrek en vertrek. Wie die lagen scheidt, vindt bij een geschil binnen een minuut het juiste stuk terug.
Persoonsgegevens in een opnamerapport
Een opnamerapport bevat persoonsgegevens: de naam van de huurder, het adres, de handtekening en soms beeld waarop spullen of personen te zien zijn. De Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor u als verhuurder betekent dat vooral discipline in de basis. U legt vast welke verwerkingen u uitvoert; het verwerkingsregister is geregeld in artikel 30 AVG, en de uitzondering voor kleine organisaties vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is. Werkt u met software of een boekhouder die de gegevens namens u verwerkt, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij op grond van artikel 28 AVG.
Gaat er iets mis, bijvoorbeeld doordat een rapport bij de verkeerde ontvanger belandt, dan moet een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken moeten intern worden geregistreerd. De maximale boete bedraagt 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.
Vraagt een oud-huurder inzage in zijn dossier, dan moet u dat verzoek binnen een maand beantwoorden, met een verlenging van maximaal twee maanden. Fotografeer daarom gericht: het gaat om de staat van de woning, niet om de inboedel. In het artikel met antwoorden op vragen over fotobewijs en digitale ondertekening gaan we daar dieper op in.
Hoe lang bewaart u een opnamedossier
Voor uw administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is die termijn 10 jaar. Een opnamerapport hangt aan beide: het onderbouwt een financiele afwikkeling en het beschrijft de staat van een onroerende zaak.
Praktisch is de veilige lijn: bewaar het rapport bij intrek zolang de huurovereenkomst loopt en daarna nog voor de duur die past bij de langste van beide termijnen, en bewaar het rapport bij vertrek samen met de borgafrekening. Verwijder wat u niet meer nodig heeft, want bewaren zonder doel is precies waar de AVG een streep zet.
Wat dit betekent voor uw werkwijze
De regels vragen weinig ingewikkelds van u, maar ze vragen wel consequentie. Twee rapporten per huurperiode, allebei met beeld, allebei ondertekend, allebei terug te vinden. Wie dat niet volhoudt, betaalt dat vroeg of laat terug in herstelkosten die blijven hangen, zoals we uitrekenen in het overzicht van wat een slechte woningopname een verhuurder werkelijk kost.
Achter deze site zit iemand die deze materie dagelijks vertaalt naar werkbare software. Wie hij is en hoe hij werkt leest u op de pagina over de auteur.
Conclusie: de wet vraagt bewijs, geen mening
Het huurrecht beloont de verhuurder die zijn zaken vooraf vastlegt en straft de verhuurder die achteraf moet reconstrueren. Een ondertekende opnamestaat bij intrek, een even zorgvuldige opname bij vertrek en een gespecificeerde afrekening zijn samen genoeg om vrijwel elke discussie zakelijk te houden. Met het opnamerapport van Huuropname legt u die drie stukken in dezelfde structuur vast, per ruimte, met foto's en met een handtekening van beide partijen op hetzelfde document. Wilt u zien hoe dat er voor uw woningen uitziet, laat uw situatie dan achter via het contactformulier, dan kijken we mee met de manier waarop u nu opneemt.
