Wat legt u vast bij de inspectie voordat u de sleutels aan de huurder geeft?

Bij de sleuteloverdracht staat u met een huurder in een lege woning en hebt u zelden meer dan een halfuur. Een vaste checklist zorgt dat u in die tijd alles vastlegt waar u later op terug moet kunnen vallen. Hieronder staat de complete lijst, van de voordeur tot de laatste meterstand.

Waarom een vaste lijst beter werkt dan een goed geheugen

Iedere verhuurder denkt dat hij weet waar hij op moet letten. Tot het regent, de huurder haast heeft, de vorige bewoner nog een doos komt halen en de opname in vijftien minuten moet.

Een checklist neemt die druk weg. U hoeft niet te bedenken wat de volgende stap is, u loopt hem gewoon af. Dat levert twee dingen op: u vergeet minder, en al uw rapporten krijgen dezelfde opbouw, waardoor de intrekopname en de eindopname van dezelfde woning naast elkaar te leggen zijn.

Gebruik de lijst in beide richtingen. Wat u bij intrek vastlegt, controleert u bij vertrek in exact dezelfde volgorde. Dat is de enige manier om te laten zien wat er in de tussentijd is veranderd.

Plan er bovendien een vast tijdslot voor in. Wie de opname tussen twee afspraken door propt, schiet als eerste in de details en dat zijn nu juist de punten die later terugkomen. Een halfuur voor een appartement en drie kwartier voor een eengezinswoning is in de praktijk een werkbare maat.

Voorbereiding: wat u meeneemt en vooraf klaarzet

• Een opgeladen telefoon of tablet met voldoende opslagruimte voor tientallen foto's.
• Een zaklamp voor kruipruimte, meterkast en de hoeken achter keukenkastjes.
• Een rolmaat, handig bij vlekken, gaten en scheuren die u wilt beschrijven in centimeters.
• Een setje sleutellabels, zodat elke sleutel in het rapport een naam heeft.
• De huurovereenkomst, de huisregels en het energielabel, digitaal binnen handbereik.
• De vorige opname van dezelfde woning, als die er is.

Zet ook vooraf de stroom, het gas en het water aan. Een opname in een afgesloten woning is onvolledig: u kunt geen kraan testen, geen ventilatie horen en geen lamp branden. Vraag de huurder bovendien om iets eerder te komen, zodat het doorlopen niet in de sleuteloverdracht zelf wordt geperst.

De checklist per ruimte

Loop de woning altijd in dezelfde volgorde door, van de voordeur naar binnen en met de klok mee door elke kamer. Maak per ruimte eerst twee overzichtsfoto's vanuit tegenoverliggende hoeken en daarna de details.

Hal, gang en trappen

• Voordeur: sluitwerk, scharnieren, brievenbusklep, deurbel en naamplaatje.
• Wanden en plafond: pluggaten, schroeven, verkleuringen bij lichtpunten.
• Vloer en plinten: krassen bij de deur, losse plinten, drempels.
• Meterkast: staat van de kast zelf, aanwezigheid van groepenkaart en aardlekschakelaar.
• Trapleuning, traptreden en de bevestiging daarvan.

Woonkamer

• Wanden: gaten, plakresten, kleur van de laatste verfbeurt.
• Vloerafwerking: krassen, doorgesleten plekken bij de doorgang, vlekken bij radiatoren.
• Ramen en kozijnen: sluitwerk, tocht, condens tussen het glas, staat van de hor.
• Radiatoren: lekkage, roest, ontluchtingsnippel, thermostaatknop.
• Elektra: aantal wandcontactdozen, staat van schakelaars, aanwezige lampen.
• Rookmelder aanwezig en werkend.

Keuken

• Aanrechtblad: brandplekken, snijsporen, opbolling bij de spoelbak.
• Kastjes: sluiting van elk deurtje, bodemplaten, de plaat onder de gootsteen.
• Kraan en afvoer: lekkage, kalkaanslag, waterslot onder de spoelbak.
• Apparatuur die achterblijft: merk, type en werking, met foto van het typeplaatje.
• Afzuigkap: filter, vetaanslag, werking van de standen.
• Tegelwerk en kitranden achter het blad.

Badkamer en toilet

• Voegwerk en kitranden rond bad, douchebak en wastafel.
• Sanitair: haarscheuren in de bak, staat van de afvoerplug, kraanwerk.
• Douchekop, doucheslang en glijstang.
• Ventilatie: rooster schoon, afzuiging hoorbaar, geen schimmel in de hoeken.
• Toilet: bril, reservoir, spoeling, aansluiting aan de vloer.
• Spiegel, planchet en handdoekhouder, inclusief de bevestigingsgaten.

Slaapkamers

• Nummer elke kamer vast, bijvoorbeeld slaapkamer 1 aan de voorzijde.
• Wanden en plafond, met bijzondere aandacht voor gaten van wandmeubels.
• Vloer, plinten en de rand bij de deuropening.
• Kastruimte: schuifdeuren, roedes, legplanken.
• Raambeslag en verduistering, als die er is.

Berging, balkon en tuin

• Berging: deur, slot, vloer, aanwezige rekken en achtergelaten spullen.
• Balkon: vloerafwerking, balustrade, afvoerputje, plafond aan de onderzijde.
• Tuin: erfafscheiding, bestrating, beplanting, schuurtje en poort.
• Gemeenschappelijke delen waar de huurder toegang toe heeft, kort in beeld.

Hoe u de foto's bij deze punten opbouwt en beschrijft, staat uitgewerkt in de gids over een opnamerapport opbouwen dat bij een discussie overeind blijft.

Installaties en veiligheid

Techniek wordt bij een opname vaak overgeslagen, terwijl juist daar de dure verrassingen zitten. Neem deze punten standaard mee.

• Cv-ketel: merk, type, waterdruk op de meter, datum van de laatste onderhoudsbeurt op de sticker.
• Mechanische ventilatie: standen, geluid, staat van de roosters.
• Warm water: hoe lang het duurt voor er warm water uit de kraan komt.
• Rookmelders per verdieping, en een koolmonoxidemelder als die er is.
• Groepenkast: aantal groepen, werking van de aardlekschakelaar bij de testknop.
• Sloten: sluiten alle deuren met de meegegeven sleutels.

Meterstanden, sleutels en documenten

Het laatste blok van de checklist gaat over de administratie. Dit is het deel dat later doorwerkt in afrekeningen en in discussies over toegang.

Wat u administratief vastlegt bij de overdracht

Onderdeel	Wat u noteert	Waarom het telt
Elektriciteit	Stand normaal en dal, met leesbare foto	Startpunt voor de eindafrekening van het verbruik
Gas	Telwerkstand, met foto	Voorkomt discussie over verbruik van de vorige bewoner
Water	Meterstand en plaats van de meter	Nodig bij een verbruiksafhankelijke afrekening
Sleutels	Aantal per type, met foto van de set	Bepaalt wat er bij vertrek terug moet komen
Energielabel	Labelklasse en afgiftedatum	Verplicht bij verhuur, tien jaar geldig, telt mee in het woningwaarderingsstelsel
Huisregels	Welke versie is meegegeven	Voorkomt onduidelijkheid over afspraken

De meterstanden zijn ook het vertrekpunt voor de servicekosten. Volgens artikel 7:259 BW verstrekt de verhuurder jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, een gespecificeerd overzicht van die kosten. Zonder beginstand is dat overzicht bij een vertrek halverwege het jaar niet sluitend te maken.

Houd daarnaast in gedachten dat de puntentelling van de woning een eigen traject is. Sinds de Wet betaalbare huur op 1 juli 2024 in werking trad, is het woningwaarderingsstelsel dwingend tot en met 186 punten, en een huurder kan de aanvangshuurprijs binnen zes maanden na het ingaan van de huurovereenkomst laten toetsen door de Huurcommissie. Uw opnamerapport gaat over de staat van de woning, niet over de prijs, maar de gegevens die u vastlegt komen bij beide onderwerpen van pas.

Bij vertrek: dezelfde lijst, een andere blik

Bij de eindinspectie loopt u exact dezelfde volgorde af, maar met de intrekopname ernaast. U kijkt niet naar de woning zoals die er nu bij staat, u kijkt naar het verschil.

Maak dat verschil zichtbaar door per punt drie dingen te noteren: de staat bij intrek, de staat nu, en of het gaat om normale slijtage of om schade. Normale slijtage komt voor rekening van de verhuurder, schade is een gesprek. Door die scheiding in het rapport zelf te maken, voorkomt u dat het gesprek over alles tegelijk gaat.

• Zijn alle sleutels terug, in de aantallen die bij intrek zijn genoteerd?
• Zijn de aangebrachte voorzieningen verwijderd en de gaten netjes gedicht?
• Is de woning bezemschoon opgeleverd en zijn alle spullen weg, ook uit de berging?
• Staan de meterstanden opnieuw op foto, op dezelfde manier als bij intrek?
• Zijn de afspraken over eventueel herstel in het rapport vastgelegd, met een termijn?

Spreek af wat er gebeurt met punten waarover u het niet eens wordt. Noteer ze als openstaand, met beide standpunten, en teken het rapport wel. Een getekend rapport met twee openstaande punten is oneindig veel bruikbaarder dan een ongetekend rapport zonder.

Afsluiten met twee handtekeningen

Loop het ingevulde rapport samen door voordat u tekent. Vraag expliciet of de huurder iets mist of anders ziet, en neem zijn opmerkingen letterlijk over. Een opmerking waarover u het oneens bent, hoort er ook in.

Laat vervolgens de huurder tekenen en teken zelf. Verstuur de kopie meteen. Zolang een van beide handtekeningen ontbreekt, is het rapport uw verhaal en niet een gedeelde vaststelling. Wat er misgaat als dat wordt uitgesteld, staat in het overzicht van de fouten die verhuurders bij de eindinspectie maken.

Doet u dit voor het eerst, dan helpt het stappenplan van lege woning naar ondertekend rapport om de volgorde onder de knie te krijgen. De achtergrond bij deze aanpak leest u bij Jimenez Julien, die deze checklist opstelde.

Conclusie: een lijst die u elke keer hetzelfde afloopt

Een sleuteloverdracht is kort, maar wat u er vastlegt gaat de hele huurperiode mee. Met een vaste lijst per ruimte, de installaties erbij, de meterstanden op foto en twee handtekeningen aan het slot bent u in een halfuur klaar en hebt u een dossier dat compleet is.

In de opnamemodule van Huuropname staat deze checklist al klaar als vast sjabloon, met de ruimtes op volgorde en een handtekeningveld aan het eind. Wilt u het sjabloon op uw eigen woningbestand afstemmen, laat het weten via het contactformulier.