Privacyverklaring van Huuropname

Welke gegevens het contactformulier van ons vraagt

Op de homepage staat één formulier, bedoeld voor een demo of een offerte. Daarin verwerken wij de volgende gegevens:

• uw naam, zodat wij u persoonlijk kunnen antwoorden;
• uw e-mailadres, want daarop sturen wij het antwoord;
• uw bedrijf of organisatie, als u dat invult, om te weten of u als particuliere verhuurder of namens een beheerkantoor schrijft;
• het pakket of onderwerp dat u kiest, zoals Sleutel, Portefeuille, Beheer of een offerte op maat;
• de tekst waarin u uw situatie beschrijft.

In dat laatste veld noemen mensen soms een adres van een huurwoning of iets over een lopende discussie met een huurder. Wij vragen daar niet om. Vermeld in het formulier liever geen namen van huurders en geen gegevens over gezondheid of andere bijzondere persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 AVG; die hebben wij niet nodig om u een demo te laten zien.

Daarnaast verwerkt onze hostingpartij bij het versturen technische gegevens zoals uw IP-adres en het tijdstip van verzending. Dat gebeurt om misbruik en spam tegen te gaan.

Waarvoor wij die gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij gebruiken de gegevens uit het formulier alleen om uw vraag te beantwoorden, een demo in te plannen of een offerte op te stellen. Wij bouwen er geen profiel mee op, wij verkopen niets door en wij zetten u niet ongevraagd op een mailinglijst.

• Vraagt u een demo of een offerte aan, dan verwerken wij uw gegevens om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat er een overeenkomst is.
• Beantwoorden wij een algemene vraag of houden wij correspondentie bij om een aanvraag te kunnen terugvinden, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang bij een werkbare klantcontactadministratie.
• Wordt u klant, dan verwerken wij factuurgegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Een aanvraag die niet tot een klantrelatie leidt, bewaren wij tot twaalf maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen wij het bericht uit de mailbox en uit het overzicht van aanvragen. Vraagt u eerder om verwijdering, dan doen wij dat eerder.

Voor gegevens die in onze administratie terechtkomen geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken is die termijn tien jaar. Binnen die termijnen bewaren wij niet meer dan nodig is voor de administratie zelf.

De gegevens in uw opnamedossiers

Zodra u Huuropname gebruikt, ontstaat er een tweede stroom gegevens. In een opnamedossier staan doorgaans het adres van de woning, foto's van de ruimtes en van details, notities over de staat, meterstanden, een lijst met sleutels en pasjes, en de naam, het e-mailadres en de handtekening van de huurder en van uzelf.

Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke: u besluit welke woning u opneemt en welke huurder daarbij hoort. MLJ is dan verwerker en handelt uitsluitend volgens uw instructies. Daarvoor sluiten wij met u een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 AVG voorschrijft. Daarin staat onder meer dat wij uw dossiers niet voor eigen doeleinden gebruiken, dat onze medewerkers en leveranciers tot geheimhouding zijn gehouden en dat wij u helpen als een huurder zijn rechten uitoefent.

Wat wij u aanraden bij het fotograferen

Een opname gaat over de woning, niet over de bewoner. Fotografeer de staat van vloeren, wanden, kozijnen, sanitair en apparatuur, en laat persoonlijke bezittingen, documenten, post en foto's van bewoners zoveel mogelijk buiten beeld. Zo blijft het dossier gericht op waarvoor u het maakt en verwerkt u niet meer gegevens dan nodig. In de antwoorden over fotobewijs en ondertekening gaan wij daar dieper op in.

De opnamedossiers staan op servers binnen de Europese Unie. Bij opzegging kunt u het volledige archief exporteren; daarna verwijderen wij uw dossiers volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Wie uw gegevens verder onder ogen krijgt

Wij delen zo min mogelijk. De partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij het draaien van deze site en de dienst, zijn de volgende:

Verder verstrekken wij gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Zou een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, dan gebeurt dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit of van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar dat nodig is.

Beveiliging en wat wij doen bij een datalek

Verbindingen met deze site en met de dienst verlopen versleuteld. Toegang tot dossiers is gekoppeld aan een account, en binnen ons eigen bedrijf heeft alleen wie het nodig heeft toegang tot uw gegevens. Wij bewaren geen betaalgegevens op onze eigen servers.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico voor betrokkenen oplevert. Elk datalek registreren wij intern. Loopt u zelf risico, dan informeren wij u rechtstreeks en vertellen wij wat u kunt doen.

Uw rechten en hoe u ze uitoefent

U hebt het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie van onjuiste gegevens, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust.

Stuur uw verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld of ontvangen wij er veel tegelijk, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen uw verzoek te bevestigen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is.

Gaat uw verzoek over een opnamedossier waarin u als huurder voorkomt, richt u zich dan eerst tot de verhuurder die het dossier heeft aangemaakt. Die is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen de verhuurder bij de afhandeling.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij lossen het liever samen op. Komen wij er niet uit, dan hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG. Dat recht staat los van uw mogelijkheid om naar de rechter te stappen.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets in de dienst, in onze leveranciers of in de regels, dan passen wij deze verklaring aan. Bovenaan de pagina staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij een wezenlijke wijziging voor bestaande klanten brengen wij hen daarvan per e-mail op de hoogte.

Over cookies leest u meer in het cookiebeleid. De afspraken over de dienst zelf staan in de algemene voorwaarden.