Hoe komt u in vijf stappen van een lege woning naar een ondertekend rapport?

De eerste keer dat u een woning volgens een vaste methode opneemt, is de lastigste. U weet nog niet in welke volgorde u loopt, wat u fotografeert en wanneer u laat tekenen. Dit stappenplan brengt u in vijf stappen van een lege woning naar een rapport met twee handtekeningen eronder, klaar op de dag zelf.

Wat u nodig hebt voordat u begint

Een woningopname vraagt weinig materiaal, maar wel het juiste. Zorg dat u de sleutels hebt, een opgeladen telefoon of tablet, een zaklamp voor kruipruimte en meterkast, en de huurovereenkomst met de naam en het e-mailadres van de huurder erop.

Belangrijker dan het materiaal is de afspraak. Plan de opname op het moment van de sleuteloverdracht zelf en trek er meer tijd voor uit dan u denkt nodig te hebben. Een opname die u tussen twee afspraken door propt, wordt een opname die u later niet kunt gebruiken.

Doe de opname bij daglicht als dat kan. Een woonkamer op een winteravond met één plafondlamp levert foto's op waar bij vertrek geen discussie mee te winnen valt.

Stap 1: bereid de opname voor voordat u de deur opent

Begin in de auto of aan de keukentafel, niet in de gang. Zet vooraf de indeling van de woning klaar: welke ruimtes zijn er en welke onderdelen wilt u per ruimte langslopen. Vier onderdelen per ruimte volstaan meestal: vloer, wanden, plafond en de vaste voorzieningen.

Noteer daarnaast de vaste gegevens die niets met de staat van de woning te maken hebben maar wel in hetzelfde dossier horen: het adres, de datum van de sleuteloverdracht, de namen van beide partijen en het aantal sleutels dat u overdraagt.

Wie de indeling liever niet zelf verzint, kan de kant-en-klare lijst gebruiken uit de checklist voor de inspectie voordat de sleutels weggaan. Werk de eerste keer die lijst gewoon af; afwijken kan later altijd nog.

Spreek de volgorde met de huurder af

Vertel bij binnenkomst wat er gaat gebeuren en hoe lang het duurt. Zeg erbij dat de huurder mag meekijken, mag aanwijzen wat hem opvalt en aan het eind meetekent. Een huurder die weet dat hij invloed heeft op wat er in het rapport komt, werkt mee. Een huurder die het gevoel heeft dat er iets over hem heen wordt gelegd, gaat achteroverleunen.

Stap 2: loop de woning in een vaste volgorde door

Kies één route en houd die aan bij elke opname die u ooit nog doet. De volgorde zelf is minder belangrijk dan de constantheid ervan, want een vaste route zorgt dat u niets overslaat en dat u bij vertrek precies hetzelfde rondje loopt.

1. Buitenkant en entree: voordeur, deurbel, brievenbus, hal en trappenhuis voor zover van u.
2. Woonkamer, daarna de keuken.
3. Badkamer en toilet.
4. Slaapkamers, in de volgorde waarin u ze tegenkomt.
5. Berging, zolder, balkon of tuin.
6. Meterkast en installaties als laatste, omdat u daar rustig de standen wilt noteren.

Loop elke ruimte binnen met de rug naar de deur en werk met de klok mee. Dat klinkt overdreven, maar het is de reden dat u drie jaar later een hoek terugvindt op de foto in plaats van te moeten raden welke wand u toen bedoelde.

Stap 3: fotografeer per onderdeel en schrijf op wat u ziet

Maak per ruimte eerst een overzichtsfoto vanuit de deuropening. Die foto plaatst alle andere foto's in hun context. Maak daarna per onderdeel de beelden die u nodig hebt.

Fotografeer ook wat in orde is

De veelgemaakte denkfout is dat u alleen vastlegt wat kapot is. Bij de intrek is het omgekeerde nodig: juist de foto van een gave vloer, een schone wand en een ongeschonden aanrechtblad is later het bewijsstuk. Een foto van iets wat niets mankeert, is de duurste foto die u niet hebt gemaakt.

Zet er woorden bij

Een foto laat zien, een omschrijving legt uit. Schrijf per onderdeel een korte regel in gewone taal: waar, wat en hoe groot. Vermijd het woord "goed" als enige omschrijving. "Vloer: eiken parket, egaal van kleur, lichte gebruikssporen langs de looproute, geen opstaande delen" is bruikbaar. "Vloer: goed" is dat niet.

Koppel elke foto aan een onderdeel

Losse foto's in een camerarol zijn over een jaar onbruikbaar, omdat niemand meer weet welke keuken op welke foto staat. Sla elke foto op bij het onderdeel waar hij bij hoort. Die koppeling is het verschil tussen een fotoverzameling en een dossier, en het is precies waar een digitale opname het van een papieren formulier wint. Die vergelijking staat uitgewerkt in het artikel over het papieren opnameformulier tegenover de digitale opname met foto's.

Stap 4: neem het rapport samen met de huurder na

Ga na de rondgang even zitten, ook al is er geen tafel. Loop het rapport ruimte voor ruimte door met de huurder erbij en lees de omschrijvingen hardop. Dit kost vijf minuten en voorkomt de meeste latere discussies.

Ziet de huurder iets anders dan u, dan noteert u dat. Niet als concessie, maar als feit: "Huurder merkt op dat de kras in het aanrechtblad er volgens hem al langer zit." Een geregistreerd verschil van inzicht is sterker dan een verzwegen verschil van inzicht, omdat het aantoont dat beide partijen de kans hebben gehad om te reageren.

Loop daarna de vaste onderdelen na die niets met de staat te maken hebben:

• Meterstanden voor elektriciteit, gas en water, met een foto van elke meter waarop het cijferwerk leesbaar is.
• Het aantal overgedragen sleutels, per slot benoemd.
• De aanwezigheid van rookmelders en het feit dat ze werken.
• De documenten die u meegeeft, waaronder het energielabel. Dat label is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering.

Stap 5: onderteken, deel en archiveer op dezelfde dag

Laat de huurder tekenen voordat u de woning verlaat. Een handtekening die u een week later per e-mail probeert los te krijgen, komt er vaak niet, en een rapport zonder handtekening is een verhaal van één partij.

Teken zelf ook, zet de datum eronder en stuur het rapport diezelfde dag als pdf naar de huurder. Bewaar de bevestiging van die verzending. Daarmee ligt niet alleen de inhoud vast, maar ook dat de huurder het rapport heeft gekregen.

Archiveer het dossier daarna op een plek waar u het over jaren nog terugvindt. Houd er rekening mee dat de bewaarplicht voor uw administratie 7 jaar is en dat voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar geldt. Een schoenendoos of een map op een oude telefoon voldoet daar niet aan.

Wat u doet als het anders loopt

Niet elke opname verloopt volgens het boekje. Drie situaties komen vaak voor.

De huurder komt niet opdagen. Maak de opname toch, noteer dat de huurder afwezig was en stuur het rapport dezelfde dag met het verzoek om binnen een korte termijn te reageren. Zonder handtekening is het rapport zwakker, maar met een verzendbewijs en een reactietermijn staat u sterker dan zonder iets.

De woning is nog niet leeg. Fotografeer wat u kunt zien, benoem expliciet welke onderdelen aan het zicht onttrokken waren en plan een korte tweede ronde. Schrijf nooit "in orde" over iets waar een kast voor stond.

Er is geen netwerkverbinding. In een lege woning is dat eerder regel dan uitzondering. Werk offline door en laat de foto's in de wachtrij staan tot u weer verbinding hebt. Onderbreek de opname niet om technische redenen.

De tweede opname is de makkelijkste

Wat u de eerste keer bouwt, is niet één rapport maar een sjabloon. Bij de volgende woning staat de indeling er al, kent u de route en weet u welke foto's u nodig hebt. Vanaf dat moment is een opname geen project meer maar een handeling van een half uur.

Datzelfde sjabloon gebruikt u bij vertrek. U loopt dan niet een leeg formulier in, maar de opname van bij de intrek, met per onderdeel de oude foto ernaast. Waarom die opzet standhoudt en een losse fotoreeks niet, staat beschreven in het artikel over het opnamerapport dat bij een discussie overeind blijft. Wie wil weten wie deze werkwijze heeft uitgewerkt, vindt de achtergrond op de pagina over de auteur.

Conclusie: vijf stappen die u elke verhuring herhaalt

Voorbereiden, in vaste volgorde doorlopen, per onderdeel fotograferen en omschrijven, samen nalopen, en op dezelfde dag ondertekenen en delen. Meer is het niet, en minder werkt niet. Met de opnamemodule van Huuropname staat die volgorde al klaar, blijft de opname offline gewoon doorlopen en tekent de huurder ter plekke op uw scherm. Wilt u uw eerste opname samen doornemen voordat u hem zelf doet, beschrijf uw situatie dan via het contactformulier, dan lopen we het stappenplan met u door.