Welke fouten bij de eindinspectie zorgen ervoor dat u de schade zelf betaalt?

De eindinspectie duurt vaak korter dan de intrekopname, terwijl er meer geld op het spel staat. Precies daar gaat het mis: een half rapport, een ontbrekende handtekening of een bedrag zonder onderbouwing kost de verhuurder uiteindelijk meer dan de schade zelf. Hieronder de zeven fouten die het vaakst terugkomen, met de manier om ze te voorkomen.

Waarom de eindinspectie vaker misloopt dan de intrek

Bij de intrek is de sfeer goed. De huurder krijgt de sleutel, iedereen heeft er zin in en niemand heeft haast. Bij vertrek is dat anders: de huurder is met zijn hoofd al in de volgende woning, u wilt de woning snel weer verhuurklaar hebben en er ligt een bedrag op tafel dat allebei de partijen raakt.

Onder die druk sluipen fouten erin die achteraf niet te repareren zijn. Een foto die u vergeet, maakt u niet later alsnog. Een handtekening die u niet vraagt, krijgt u zelden nog. De zeven fouten hieronder zijn stuk voor stuk goedkoop te vermijden en duur om te herstellen.

Wat de zeven gemeen hebben, is dat ze allemaal ontstaan door tijdgebrek en niet door onwil. Wie er rekening mee houdt dat de eindinspectie een halfuur langer duurt dan gepland, haalt de meeste ervan al weg voordat ze kunnen ontstaan.

Fout 1: geen vergelijkbare opname bij intrek

De eindinspectie is per definitie een vergelijking. Zonder degelijke opname bij intrek staat u bij vertrek met een woning die u alleen in de huidige staat kent, en dan wordt elke schade een kwestie van wie het overtuigendst vertelt.

Het probleem is zelden dat er niets is vastgelegd. Vaker is er wel iets, maar in een andere vorm: losse foto's op een telefoon, een handgeschreven briefje, ruimtes die anders heten dan nu. Vergelijken kost dan uren, en het resultaat overtuigt niemand.

Voorkom dat door bij intrek en vertrek dezelfde structuur te gebruiken: dezelfde ruimtes, dezelfde volgorde, dezelfde soorten foto's. Wie daar een vaste lijst voor gebruikt, zoals de checklist voor de inspectie bij de sleuteloverdracht, heeft die vergelijkbaarheid automatisch.

Fout 2: alleen fotograferen wat kapot is

Bij vertrek richten de meeste verhuurders hun camera uitsluitend op de schade. Dat lijkt efficient en is het niet.

Een map met alleen close-ups van beschadigingen laat niet zien hoe de woning er verder bij stond. U kunt niet aantonen dat de rest in orde was, dus u kunt ook niet aantonen dat de opsomming compleet is. En als er later nog iets opduikt dat u over het hoofd zag, hebt u geen beeld waarop het ontbreken ervan zichtbaar is.

Fotografeer bij vertrek elke ruimte volledig, ook de ruimtes waar niets aan de hand is. Twee overzichtsfoto's per kamer kosten een minuut en maken het rapport sluitend.

Neem daarbij de plekken mee die bij intrek ook in beeld stonden: de meterkast, de cv-ketel, de kitranden en de kastbodem onder de gootsteen. Een vergelijking werkt alleen als beide kanten uit dezelfde hoek zijn gefotografeerd.

Fout 3: slijtage en schade op een hoop gooien

Dit is de fout die de meeste discussies veroorzaakt. Normale slijtage hoort bij verhuren en komt voor rekening van de verhuurder. Schade is iets anders. Wie beide in een lijst zet en de huurder de hele rekening presenteert, krijgt terecht weerstand en verliest daarmee ook de punten die wel terecht waren.

Hoe u het onderscheid in het rapport zichtbaar maakt

Waarneming	Meestal slijtage	Meestal schade
Muren	Doffe verf, lichte verkleuring bij radiatoren	Niet gedichte pluggaten, doorgeboorde tegels
Vloer	Looppad zichtbaar in de doorgang	Diepe kras van een verschoven meubel, brandplek
Keuken	Matte plekken op het aanrechtblad	Gebold kastbodemplaat door een niet gemeld lek
Sanitair	Kalkaanslag, vergeelde kitrand	Afgebroken wastafelhoek, gescheurde douchebak
Deuren	Verf sleets bij de klink	Ingetrapt paneel, ontbrekend slot

Zet in uw rapport per punt expliciet welke van de twee het volgens u is, en waarom. Een huurder die ziet dat u de slijtage netjes voor eigen rekening neemt, is veel eerder bereid over de rest te praten.

Fout 4: geen handtekening onder het eindrapport

Veel verhuurders sturen het eindrapport pas een paar dagen na de inspectie per e-mail. De huurder heeft dan zijn sleutel al ingeleverd, is verhuisd en heeft geen enkele reden meer om te reageren. Wat overblijft is een document waar niemand op heeft getekend.

Laat het rapport daarom ter plekke ondertekenen, aan het einde van de rondgang, met beide partijen erbij. Lukt dat niet, verstuur dan diezelfde dag een ondertekenverzoek dat een beperkte tijd geldig blijft.

En als de huurder weigert te tekenen? Noteer dat in het rapport, met datum en de reden die hij noemt. Ook een genoteerde weigering is informatie, en die is beter dan een leeg veld.

Een eindrapport zonder handtekening is een verslag van een van beide partijen. Met twee handtekeningen is het een vaststelling waar allebei mee heeft ingestemd.

Neem in het ondertekenmoment ook de sleuteloverdracht mee. Noteer hoeveel sleutels u per type terugkrijgt en of dat overeenkomt met wat bij intrek is uitgereikt. Ontbrekende sleutels zijn een van de weinige posten waarover achteraf zelden discussie ontstaat, mits het aantal aan het begin is vastgelegd.

Fout 5: bedragen noemen zonder onderbouwing

Een schadepost die u zelf inschat, is een mening. Een schadepost met een offerte of een factuur erachter is een bedrag.

Werk daarom altijd met echte cijfers uit de markt: vraag een offerte op bij de schilder, de stoffeerder of de installateur, en voeg die als bijlage bij het rapport. Vermeld daarbij of de bedragen inclusief of exclusief het algemene btw-tarief van 21 procent zijn, zodat er over de eindsom geen misverstand ontstaat.

Houd de post ook realistisch. Wie een tien jaar oude vloer wil laten vervangen op kosten van de huurder, vraagt in feite om een nieuwe vloer. Reken met wat het herstel kost, niet met wat vernieuwing kost. Hoe die posten zich tot elkaar verhouden staat uitgewerkt in het overzicht van wat een slechte woningopname een verhuurder werkelijk kost.

Fout 6: de afwikkeling laten slepen

Na de inspectie begint het administratieve deel, en daar verdwijnt veel geld. Een verhuurder die weken wacht met de eindafrekening, verliest het momentum en vaak ook het contact met de vertrokken huurder.

Spreek bij de inspectie al af wanneer u met de afrekening komt en hoe u die verstuurt. Houd daarbij de gebruikelijke termijnen in het oog: de wettelijke betaaltermijn is standaard dertig dagen. Blijft betaling uit, dan moet u een consument eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen voordat u buitengerechtelijke incassokosten in rekening mag brengen. Die kosten volgen een wettelijke staffel met een minimum van veertig euro.

Vergeet daarnaast niet dat een discussie over schade iets anders is dan een discussie over de huurprijs. De Huurcommissie toetst op verzoek van de huurder de aanvangshuurprijs, mits dat verzoek binnen zes maanden na het ingaan van de huurovereenkomst is gedaan. Voor uw eindafrekening is dat een los spoor.

Fout 7: het dossier kwijtraken

De laatste fout is de stilste. Het rapport is gemaakt, de afrekening is verstuurd en daarna verdwijnt alles in een map op een laptop die twee jaar later wordt vervangen.

Bewaar het dossier daarom op een plek die u terugvindt, en lang genoeg. Voor uw administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Omdat opnamerapporten persoonsgegevens en beeldmateriaal bevatten, geldt de Algemene verordening gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is: bewaar niet meer dan nodig, houd het afgeschermd en beantwoord een verzoek van een betrokkene binnen een maand.

Hoe zo'n dossier in een concrete discussie uitpakt, laat de geschetste situatie in de zaak van de vlek op het parket zien. Over de aanpak achter deze artikelen leest u meer bij Jimenez Julien, die zelf met kleine verhuurders werkt.

Conclusie: de eindinspectie verdient dezelfde zorg als de intrek

Zeven fouten, en ze komen op hetzelfde neer: een eindinspectie die minder serieus wordt genomen dan de intrekopname. Fotografeer volledig, scheid slijtage van schade, teken ter plekke, onderbouw elk bedrag, wikkel snel af en bewaar het dossier. Dat is geen extra werk, het is dezelfde routine op een ander moment.

Met het opnamedossier van Huuropname zet u de eindinspectie naast de intrekopname, ruimte voor ruimte, en sluit u af met de handtekening van beide partijen. Wilt u weten hoe dat voor uw woningen werkt, stel uw vraag via het contactformulier.