Is fotobewijs met een digitale handtekening genoeg en hoe lang bewaart u het?

Verhuurders stellen bij een digitale opname steeds ongeveer dezelfde vragen. Telt een foto op een telefoon eigenlijk mee? Is een handtekening op een scherm iets waard? En hoe lang moet zo'n dossier bewaard blijven? Hieronder staan de antwoorden bij elkaar, in gewone taal en zonder juridisch advies over een lopend geschil.

Vragen over de bewijskracht van foto's

Is een foto op zichzelf voldoende?

Zelden. Een losse foto laat zien dat iets er op enig moment zo uitzag, maar niet wanneer, waar precies en in welke woning. Bewijskracht ontstaat door de combinatie: de foto, het moment, de ruimte waar hij bij hoort, een omschrijving in woorden en de erkenning van beide partijen.

Denk aan een foto als aan een zin uit een gesprek. Los van de rest zegt hij weinig. In een rapport waarin duidelijk is welke ruimte en welk onderdeel het betreft, doet dezelfde foto het werk waarvoor u hem hebt gemaakt.

Wat maakt de ene foto sterker dan de andere?

• Een overzicht voordat u inzoomt. Zonder overzichtsfoto weet niemand later welke wand u in beeld had.
• Daglicht. Beelden die bij kunstlicht zijn gemaakt, verkleuren en verbergen vlekken.
• Een maatstaf in beeld. Een stopcontact, een plint of een deurpost geeft schaal aan een beschadiging.
• Ook wat gaaf is. Bij de intrek is de foto van een onbeschadigd oppervlak het waardevolst.

Mag de huurder zelf foto's toevoegen?

Dat mag en het is verstandig om het aan te bieden. Een huurder die zijn eigen opmerking en zijn eigen beeld in hetzelfde rapport terugziet, ondertekent makkelijker en betwist het later minder snel. Het rapport wordt er niet zwakker van; het wordt gezamenlijk in plaats van eenzijdig.

Wat als er bij de intrek helemaal niets is vastgelegd?

Dan is de beginsituatie in feite onbekend en verschuift de discussie naar wat aannemelijk is. Dat pakt zelden gunstig uit voor de partij die iets wil verrekenen. Voor een lopende huur kunt u dat niet meer repareren, maar u kunt wel vanaf nu vastleggen. Bij de eerstvolgende verhuring begint u opnieuw met een schone uitgangspositie. Hoe u die opbouwt, staat in het artikel over het opnamerapport dat bij een discussie overeind blijft.

Vragen over de digitale handtekening

Telt een handtekening met een vinger op een scherm?

Een handtekening onder een opnamerapport dient vooral om vast te leggen dat beide partijen de inhoud hebben gezien en erkend. Dat is een ander doel dan bij een notariële akte. Waar het om gaat, is dat duidelijk is wie er tekende, wanneer, en onder welke versie van het document.

Wij geven geen oordeel over de juridische waarde in een concreet geschil; dat is aan een jurist of aan de rechter. Wat u wel in eigen hand hebt, is de compleetheid: naam, datum, het volledige rapport erboven en een kopie die dezelfde dag naar de huurder gaat.

Wat als de huurder weigert te tekenen?

Dan tekent u zelf, noteert u in het rapport dat de huurder niet wilde ondertekenen en waarom, en stuurt u het rapport diezelfde dag toe met het verzoek binnen een redelijke termijn te reageren. Bewaar de verzendbevestiging. Zwijgen na ontvangst is iets anders dan nooit geïnformeerd zijn.

Kan iemand anders namens de huurder tekenen?

Dat kan, mits u vastlegt wie het is en in welke hoedanigheid. Noteer de naam en de relatie tot de huurder, bijvoorbeeld een partner die medehuurder is of iemand met een schriftelijke machtiging. Een handtekening zonder naam is een krabbel, geen erkenning.

Moet de huurder een eigen apparaat hebben?

Nee. In de praktijk tekent de huurder op het scherm waarmee u de opname hebt gemaakt, ter plekke bij de sleuteloverdracht. Lukt dat niet, dan werkt een ondertekenlink per e-mail die een beperkte tijd geldig blijft. In beide gevallen hoort de handtekening in hetzelfde rapport terecht te komen, niet in een los document.

Vragen over tijdstempels en volgorde

Waarom is het moment van de foto zo belangrijk?

Omdat vrijwel elke discussie over schade in de kern een discussie over volgorde is. Zat de kras er al voor de intrek of is hij tijdens de huur ontstaan? Wie het moment van elke foto kan laten zien, beantwoordt die vraag zonder ruzie.

Kan ik foto's later nog toevoegen?

Aanvullen kan, maar doe het zichtbaar. Voeg een nieuwe bevinding toe met een eigen datum in plaats van een oude foto te vervangen. Een dossier waarin achteraf onopgemerkt is gesleuteld, verliest precies de eigenschap waarvoor u het aanlegt.

Hoe voorkom ik twee versies van hetzelfde rapport?

Door één afgerond rapport te hebben en dat direct te delen. Een rapport dat na ondertekening wordt afgesloten en als pdf naar beide partijen gaat, kent geen tweede versie. Wie met losse formulieren en camerarollen werkt, houdt dat niet vol; die vergelijking staat uitgewerkt in het artikel over het papieren opnameformulier tegenover de digitale opname met foto's.

Vragen over bewaren en verwijderen

Hoe lang moet ik een opnamedossier bewaren?

Voor uw administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Een opnamedossier raakt allebei die categorieën, dus reken op de langste termijn en gooi het rapport van de intrek zeker niet weg zodra de huurder de sleutel heeft ingeleverd.

Mag ik alles gewoon eeuwig bewaren?

Nee. Persoonsgegevens bewaart u niet langer dan nodig voor het doel waarvoor u ze verzamelde. Een opnamedossier bevat de naam van de huurder, zijn handtekening en beelden uit zijn woning. Bepaal daarom vooraf een termijn, leg die vast en houd u eraan.

Wat als de huurder vraagt om verwijdering?

De AVG geeft betrokkenen rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Zo'n verzoek moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden. Wissing is geen automatisme: als u de gegevens nodig hebt om aan een wettelijke bewaarplicht te voldoen of om een vordering te onderbouwen, legt u uit waarom u nog niet verwijdert.

Vragen over privacy en de AVG

Welke regels gelden er precies?

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming, die in Nederland is aangevuld met de Uitvoeringswet AVG. Het toezicht daarop ligt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onderwerp	Wat het inhoudt
Verwerkersovereenkomst	Artikel 28 AVG, tussen u en de partij die de gegevens namens u verwerkt
Verwerkingsregister	Artikel 30 AVG, in de praktijk bijna altijd verplicht
Datalek	Binnen 72 uur na ontdekking melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij een risico onwaarschijnlijk is
Boete	Maximaal 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, het hoogste van beide

Mag ik persoonlijke spullen van de huurder fotograferen?

Fotografeer de woning, niet het leven van de huurder. Bij een eindinspectie is de woning meestal leeg, bij een tussentijdse ronde niet. Richt u dan op vloeren, wanden, plafonds en vaste voorzieningen en laat post, foto's, medicijnen en persoonlijke bezittingen buiten beeld. Gezondheidsgegevens vallen onder artikel 9 AVG en horen sowieso niet in een opnamerapport.

Waar staan de gegevens?

Vraag dat altijd na bij uw leverancier en laat het schriftelijk vastleggen. Bij Huuropname staan de gegevens op servers binnen de Europese Unie en krijgt u een verwerkersovereenkomst.

Vragen over wat een rapport niet kan

Wint een dossier automatisch een geschil?

Nee. Een opnamedossier maakt zichtbaar wat er is vastgelegd; het beslist niet. Wat het wel doet, is de discussie verplaatsen van herinneringen naar beelden, en dat is in de praktijk het verschil tussen een gesprek van tien minuten en een conflict van drie maanden.

Kan ik hiermee naar de Huurcommissie?

De Huurcommissie toetst op verzoek van de huurder onder meer de aanvangshuurprijs, mits dat verzoek binnen zes maanden na het ingaan van de huurovereenkomst wordt gedaan. Dat gaat over de prijs, niet over de staat van uw vloer. Voor discussies over schade en herstel is uw opnamedossier het aangewezen stuk. De juridische lijnen daaromheen staan beschreven in het artikel over de opnamestaat, de waarborgsom en wat de wet daarover zegt.

Wie beantwoordt deze vragen?

Deze antwoorden komen voort uit het bouwen van opnamesoftware voor kleine verhuurders en uit gesprekken met beheerders die hun dossier op orde willen hebben. Achtergrond en werkwijze staan op de pagina over de auteur. Voor een concreet geschil blijft een jurist de aangewezen partij.

Conclusie: bewijs is compleetheid, geen enkele foto

Fotobewijs met een digitale handtekening werkt wanneer alles op zijn plek zit: het moment, de ruimte, de omschrijving, de erkenning van beide partijen en een bewaartermijn die de wettelijke termijnen van zeven en tien jaar aankan. Met het ondertekende fotorapport van Huuropname zit die volledigheid ingebouwd in plaats van dat u er per woning aan moet denken. Hebt u een vraag die hierboven niet staat, stel hem dan via het contactformulier, dan krijgt u een concreet antwoord over uw eigen situatie.