Opname per ruimte
Een vaste volgorde door de woning, met een teller die laat zien welke ruimtes u nog niet hebt gedaan. Zo vergeet u de berging of de meterkast niet meer.
Opname bij intrek en vertrek
De staat van de woning, vastgelegd en getekend
Huuropname maakt van uw rondgang door de woning een fotorapport dat huurder en verhuurder allebei ondertekenen, zodat er bij vertrek niets meer op geheugen berust.
Vraag een demo aan Bekijk hoe een opname verloopt
Gemaakt voor particuliere verhuurders en kleine beheerders in Nederland. Uw dossiers staan op servers binnen de Europese Unie.
Het probleem
De discussie ontstaat pas bij vertrek, en dan is het te laat
Een verhuring gaat jaren goed. Op de dag van de eindinspectie staat u samen in een lege woning en blijkt dat niemand meer precies weet hoe de vloer, de kozijnen of het aanrecht er bij aanvang uitzagen. Wat volgt is een gesprek over herinneringen in plaats van over feiten.
Zoals het meestal gaat bij intrek
Snel iets invullen
- Een geleend formulier met vakjes voor goed, matig en slecht.
- Vijf foto's op de telefoon, zonder ruimte of datum erbij.
- Meterstanden op een papiertje dat later nergens meer ligt.
- Geen handtekening, want de huurder had haast met de verhuizer.
- Het formulier belandt in een map of in de fotorol.
Wat u er bij vertrek aan hebt
Weinig tot niets
- De foto's zijn onvindbaar of tonen net niet de plek die ter discussie staat.
- De huurder herinnert zich de schade anders dan u.
- U kunt niet aantonen dat de vlek er bij aanvang nog niet zat.
- Herstel dat u eigenlijk niet hoefde te betalen, betaalt u toch.
- De volgende huurder kan pas later in, want de discussie loopt door.
De oplossing
Vier stappen van rondgang naar ondertekend dossier
U loopt de woning door met uw telefoon in de hand. Huuropname zet uw foto's op hun plek, bewaart wanneer ze zijn gemaakt en laat het rapport ter plekke ondertekenen.
-
Woning en ruimtes klaarzetten
U voegt het adres toe en kiest de ruimtes die in deze woning voorkomen, van hal en meterkast tot balkon en berging. Uw eigen indeling wordt uw vaste sjabloon.
-
Ruimte voor ruimte fotograferen
Per ruimte maakt u een overzichtsfoto en zoveel detailfoto's als nodig. Elke foto krijgt het tijdstip mee en blijft aan die ruimte hangen, ook als u later terugkomt.
-
Samen nalopen en ondertekenen
U loopt het overzicht met de huurder door, vult opmerkingen aan en laat allebei tekenen op het scherm. Het rapport sluit daarmee af en is vanaf dat moment niet meer te wijzigen.
-
Bij vertrek naast elkaar leggen
De eindopname zet dezelfde ruimtes naast de beginopname. Verschillen ziet u in twee kolommen, en het verschillenrapport is met een druk op de knop een pdf.
Wat het programma doet
Zeven onderdelen die het werk uit handen nemen
Alles is gebouwd rond een enkele vraag: kunt u over twee jaar nog aantonen hoe de woning erbij stond toen de sleutel van hand wisselde.
Foto's met tijdstip en plaats in het dossier
Elke foto krijgt het moment van opname mee en blijft gekoppeld aan de ruimte en het onderdeel. Losse beelden zonder context bestaan niet in uw dossier.
Digitale handtekening van beide partijen
Huurder en verhuurder tekenen op het scherm bij de sleuteloverdracht, of via een ondertekenlink per e-mail. Beiden ontvangen daarna hetzelfde afgeronde rapport.
Vergelijking tussen intrek en vertrek
De eindopname toont per ruimte de oude en de nieuwe foto naast elkaar. U markeert wat afwijkt en geeft aan of het om slijtage of om schade gaat.
Meterstanden en sleutels
Elektriciteit, gas en water legt u vast met een foto van de meter. Sleutels, pasjes en afstandsbedieningen telt u af op een lijst die in het rapport meegaat.
Werken zonder netwerk
De opname werkt offline. Foto's en notities wachten op het toestel tot er verbinding is en synchroniseren daarna vanzelf, zonder dat u iets hoeft te onthouden.
Archief en export
Elk afgerond rapport blijft doorzoekbaar op adres en datum en is als pdf te downloaden. Het volledige archief exporteert u in een keer, ook als u stopt.
Wat het oplevert
Rustiger overdragen, korter leegstaan, minder gedoe achteraf
Verhuurders die hun opname op orde hebben, voeren een ander gesprek bij vertrek. Niet harder, maar korter en zakelijker.
- Het gesprek gaat over beeld, niet over geheugen U opent de beginopname op uw telefoon en laat zien hoe de ruimte er bij intrek uitzag. Dat maakt de meeste discussies in een paar minuten klaar.
- De woning komt sneller weer beschikbaar Doordat u direct kunt aanwijzen wat hersteld moet worden, hoeft u niet te wachten met het plannen van de schilder of de volgende bezichtiging.
- Uw afrekening is navolgbaar Wie een bedrag inhoudt op de waarborgsom, moet kunnen uitleggen waarvoor. Een ondertekend rapport met foto's maakt van die uitleg een bijlage in plaats van een discussie.
- De huurder weet waar hij aan toe is Ook de huurder krijgt het rapport en kan er zelf naar terugkijken. Dat voorkomt het gevoel dat er achteraf iets bij verzonnen wordt.
- Uw administratie klopt vanzelf De bewaarplicht voor uw administratie is zeven jaar en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Het archief houdt uw dossiers al die tijd bij elkaar.
Waar u op kunt rekenen
Eerlijk over wat dit wel en niet is
Wij tonen geen klantlogo's en geen sterbeoordelingen. Wat we wel kunnen tonen, is wat het programma doet, welke regels erachter zitten en wie er verantwoordelijk voor is.
Wat Huuropname wel en niet doet
- Vastleggen van de staat per ruimte, met foto's en tijdstip.
- Ondertekening door huurder en verhuurder in hetzelfde rapport.
- Vergelijking tussen begin- en eindopname, plus pdf en archief.
- Geen juridisch advies over uw geschil of uw huurovereenkomst.
- Geen huurprijsberekening en geen puntentelling van de woning.
- Geen oordeel over de vraag wie schade moet betalen, dat blijft aan u en de huurder.
De Nederlandse praktijk erachter
De Wet betaalbare huur is op 1 juli 2024 in werking getreden en heeft het woningwaarderingsstelsel dwingend gemaakt tot en met 186 punten. Het energielabel telt mee in die puntentelling, is tien jaar geldig en is verplicht bij verkoop, verhuur en oplevering.
Een huurder kan de aanvangshuurprijs binnen zes maanden na het ingaan van de huurovereenkomst laten toetsen door de Huurcommissie. Bij servicekosten geldt artikel 7:259 BW: u verstrekt jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, een gespecificeerd overzicht. Wie zijn dossier op orde heeft, houdt al die momenten overzichtelijk.
Uw gegevens en de AVG
De opnames staan op servers binnen de Europese Unie. De AVG, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG, is leidend. U krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft.
Huurders kunnen hun rechten uitoefenen, waaronder inzage, rectificatie en wissing, en een verzoek wordt binnen een maand beantwoord. Een datalek melden wij binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert.
Wie erachter zit en wat er na uw bericht gebeurt
Huuropname wordt gemaakt en onderhouden door Jimenez Julien, uitgegeven door MLJ. Op de pagina over de auteur leest u hoe hij werkt en waarom hij zich op woningopname richt.
Stuurt u het formulier op, dan komt uw bericht rechtstreeks in de mailbox terecht. U krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord, geen automatische reeks berichten. Wij bellen niet ongevraagd na en verkopen uw gegevens niet door.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Geschetste situatie, geen klantverhaal
Stel: u verhuurt een bovenwoning met een houten vloer. Bij intrek maakt u zestien foto's, waaronder twee van een lichte kras bij de deurpost, en tekent de huurder het rapport op uw telefoon. Twee jaar later staat u bij de eindinspectie voor diezelfde deurpost, waar nu een grotere beschadiging zit.
In plaats van een welles-nietesgesprek opent u de beginopname, laat de foto van toen zien en legt de nieuwe foto ernaast. Het verschil is zichtbaar, de afspraak over herstel is in tien minuten gemaakt en beide partijen tekenen de eindopname. Zo hoort het te lopen, en daar is dit programma voor gebouwd.
Tarieven
Drie pakketten, per maand opzegbaar
Alle bedragen zijn per maand en exclusief 21 procent btw. Er is geen opstartbedrag en geen verplichte jaarafname.
Sleutel
19 euro per maand
Voor de verhuurder met een of twee woningen die het eindelijk goed wil vastleggen.
- Onbeperkt foto's per opname
- Begin- en eindopname met vergelijking
- Ondertekening door beide partijen
- Pdf-export van elk rapport
Portefeuille
39 euro per maand
Voor wie meerdere woningen verhuurt en de opnames uniform wil houden.
- Alles uit Sleutel
- Eigen sjablonen per woningtype
- Meterstanden en sleutellijst
- Archief doorzoekbaar op adres en datum
- Rapport in uw eigen huisstijl
Beheer
79 euro per maand
Voor kleine beheerkantoren waar meerdere mensen opnames doen.
- Alles uit Portefeuille
- Meerdere gebruikers met eigen inlog
- Opnames toewijzen aan een collega
- Volledige export van het archief
- Voorrang bij vragen per e-mail
Twijfelt u tussen twee pakketten, vraag dan een demo aan en beschrijf uw situatie. Voor een afwijkende opzet maken wij een offerte op maat.
Veelgestelde vragen
Wat verhuurders ons het vaakst vragen
Is een opnamerapport uit Huuropname bruikbaar als bewijs?
Een opnamerapport helpt vooral omdat beide partijen het herkennen. Huuropname legt per foto vast op welk moment die is gemaakt, koppelt hem aan een ruimte en sluit het rapport af met de handtekening van huurder en verhuurder. Wij geven geen juridisch advies over een lopend geschil, wij zorgen dat u een compleet en ondertekend dossier hebt.
Werkt de opname ook zonder internetverbinding?
Ja. U loopt de woning offline door en de foto's blijven in de wachtrij op het toestel staan. Zodra er weer verbinding is, wordt het rapport vanzelf bijgewerkt. Dat is bewust zo gebouwd, want in een lege woning is het netwerk vaak zwak.
Hoe ondertekent de huurder als hij geen smartphone bij zich heeft?
De huurder tekent met een vinger op uw eigen scherm, ter plekke bij de sleuteloverdracht. Lukt dat niet, dan stuurt u een ondertekenlink per e-mail die een beperkte tijd geldig blijft. In beide gevallen komt de handtekening in hetzelfde rapport terecht.
Waar staan de foto's en wat gebeurt er met de persoonsgegevens?
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, is leidend. U krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt. Huurders kunnen hun rechten uitoefenen en wij beantwoorden zo een verzoek binnen een maand.
Hoe lang blijft een opnamedossier beschikbaar?
Zolang uw abonnement loopt, blijft elk afgerond rapport in het archief staan en kunt u het als pdf downloaden. Houd er rekening mee dat de bewaarplicht voor uw administratie zeven jaar is en voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Bij opzegging exporteert u het volledige archief in een keer.
Kan ik het rapport gebruiken bij de Huurcommissie?
Een opnamerapport gaat over de staat van de woning, niet over de huurprijs. De Huurcommissie toetst op verzoek van de huurder de aanvangshuurprijs, mits dat verzoek binnen zes maanden na het ingaan van de huurovereenkomst wordt gedaan. Voor die toetsing helpt een puntentelling, voor discussies over schade en herstel helpt uw opnamedossier.
Wat kost het en kan ik maandelijks opzeggen?
U betaalt per maand, per pakket, en de genoemde bedragen zijn exclusief 21 procent btw. U kunt per maand opzeggen en houdt daarna toegang tot uw export. Er is geen opstartbedrag en geen verplichte jaarafname.
Uit de artikelen
Lezen voordat u de sleutel overdraagt
Praktische stukken over opnemen, ondertekenen en afrekenen, geschreven voor verhuurders die het zelf doen.
Stappenplan
Hoe komt u in vijf stappen van een lege woning naar een ondertekend rapport?
Voorbereiden, ruimtes doorlopen, foto's ordenen, samen nalopen en ter plekke tekenen. Het volledige verloop van een eerste opname.
Veelgestelde vragen
Is fotobewijs met een digitale handtekening genoeg en hoe lang bewaart u het?
Wat verhuurders willen weten over tijdstempels, digitale handtekeningen en hoe lang een opnamedossier bewaard moet blijven.
Kosten en budget
Hoeveel geld kost een slordige woningopname u uiteindelijk als de huurder vertrekt?
Herstel dat u zelf betaalt, leegstand tijdens de discussie en uren die u kwijt bent. De posten netjes op een rij gezet.
Contact
Laat zien wat u verhuurt, dan laten wij zien hoe de opname loopt
Beschrijf kort hoeveel woningen u verhuurt en hoe u de opname nu doet. In de demo lopen wij samen een woning door zoals u dat in het echt zou doen, van eerste foto tot ondertekend rapport. Geen presentatie van een uur, gewoon het programma zelf.
Liever meteen mailen? Stuur uw vraag naar jimenezjulien42@gmail.com. U krijgt binnen twee werkdagen persoonlijk antwoord.