Kosten en budget
Hoeveel geld kost een slordige woningopname u uiteindelijk als de huurder vertrekt?
Een slordige woningopname stuurt u geen rekening. De kosten komen pas boven water op de dag dat de huurder vertrekt, en ze zitten verstopt in posten die u zelden bij elkaar optelt. Hieronder zetten we die posten op een rij en laten we zien hoe u ze met uw eigen bedragen doorrekent, want elke woning en elke verhuurder is anders.
Waarom de rekening pas bij vertrek zichtbaar wordt
Op de dag van de intrek voelt een opname als tijdverlies. De woning is schoon, de huurder is enthousiast, de sleutel moet over. Wie dan een half uur uittrekt voor foto's en omschrijvingen, doet dat voor een probleem dat zich misschien nooit voordoet.
Precies daar zit de weeffout. De kosten van een zwakke opname vallen jaren later, bij een andere gemoedstoestand en met een andere huurder tegenover u. Op dat moment kunt u niets meer aan de bewijspositie doen. Wat u toen niet hebt vastgelegd, bestaat nu niet.
Daarom is dit artikel geen pleidooi maar een rekensom. We benoemen geen bedragen die we niet kennen: wij vullen geen gemiddelde herstelkosten of gemiddelde huurprijzen in, want die verschillen per woning, per plaats en per jaar. Wat we wel geven is de structuur waarmee u uw eigen getallen invult.
De vijf posten die een zwakke opname oplevert
Post 1: herstel dat u zelf betaalt
Dit is de bekendste post en meestal de grootste. Er is bij vertrek iets stuk, verkleurd, verdwenen of doorgeboord, en u kunt niet aantonen hoe het bij de intrek was. Zonder beschrijving van de beginsituatie is het lastig vol te houden dat de huurder het heeft veroorzaakt.
Het gevolg is zelden een verloren procedure. Het gevolg is dat u de discussie niet aangaat, de borg terugstort en de klusser zelf betaalt. Dat is een echte uitgave, ook al staat er nergens dat u hem hebt verloren. Vergeet niet dat op de factuur van een hersteller het algemene btw-tarief van 21 procent staat, en dat u die btw als particuliere verhuurder in de regel niet terugkrijgt.
Post 2: leegstand terwijl de discussie loopt
Een woning waarover nog onenigheid bestaat, gaat later opnieuw in de verhuur. U wilt de badkamer eerst opgeleverd zien, de schilder kan pas volgende week, de huurder reageert traag op uw voorstel. Elke week zonder huurinkomsten is een week die u niet terugverdient.
Deze post is bijna altijd groter dan verhuurders vooraf inschatten, omdat hij zich vermomt als planning. Reken hem daarom apart uit: uw eigen maandhuur gedeeld door dertig, maal het aantal dagen dat de afwikkeling langer duurde dan nodig.
Post 3: uw eigen uren
Telefoontjes, appjes, een tweede bezoek, offertes opvragen, een brief opstellen, twee keer naar hetzelfde document zoeken. Dat zijn uren, en of u ze nu als gemiste omzet ziet of als verloren vrije tijd, ze zijn niet gratis. Zet er een uurtarief bij dat u eerlijk vindt en tel de uren van de laatste vertrekkende huurder eens op.
Post 4: reizen en heen-en-weer
Een discussie zonder dossier kost extra ritten. Nog een keer kijken, nog een keer met de klusser mee, nog een keer sleutels overdragen. Voor de waardering van die kilometers kunt u de onbelaste reiskostenvergoeding als maatstaf aanhouden: die bedraagt sinds 1 januari 2024 0,23 euro per kilometer. Bij een woning op afstand tikt dat sneller aan dan u denkt.
Post 5: incasso en nasleep
Blijft er na verrekening van de waarborgsom een bedrag openstaan, dan komt u in de sfeer van betalingsherinneringen. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Bij een consument bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen met een betaaltermijn van veertien dagen voordat u incassokosten mag berekenen. Die kosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro.
Wat die staffel niet vergoedt, is uw geduld. En een incassotraject zonder onderliggend bewijs is bovendien een traject met een onzekere afloop, want de vraag of het bedrag terecht is, blijft dan gewoon open staan.
Zo rekent u het voor uw eigen woning door
Vul de tabel hieronder in met uw eigen getallen, voor de laatste huurder die bij u is vertrokken. Niet voor een gemiddelde huurder, maar voor die ene. Dat maakt de uitkomst herkenbaar in plaats van theoretisch.
| Post | Wat u invult | Hoe u het schat |
|---|---|---|
| Herstel voor eigen rekening | Factuurbedrag inclusief 21 procent btw | De facturen die u zelf hebt betaald in plaats van te verrekenen |
| Extra leegstand | Maandhuur gedeeld door dertig, maal de extra dagen | Het verschil tussen de werkelijke en de geplande ingangsdatum |
| Eigen uren | Aantal uren maal uw uurtarief | Bel- en mailtijd, extra bezoeken, zoeken in oude mappen |
| Kilometers | Extra kilometers maal 0,23 euro | Elke rit die u zonder discussie niet had gemaakt |
| Nasleep | Incassokosten vanaf 40 euro, plus eventueel advies | Alleen invullen als er daadwerkelijk iets open bleef staan |
De optelsom is uw werkelijke prijs van een opname die niet standhield. Bij de meeste verhuurders die deze oefening voor het eerst doen, zit de verrassing niet in de eerste regel maar in de tweede en de derde.
Wat de andere kant van de rekening kost
Tijd
Een zorgvuldige opname van een gemiddelde woning kost u een deel van een ochtend: voorbereiden, ruimte voor ruimte doorlopen, foto's koppelen aan onderdelen, samen nalopen en ondertekenen. Doet u dat voor het eerst, dan duurt het langer. Vanaf de tweede keer loopt het als een routine, omdat u dezelfde lijst aanhoudt. In het stappenplan voor uw eerste woningopname van lege woning tot handtekening staat die volgorde uitgeschreven.
Abonnement
Bij Huuropname betaalt u per maand: het pakket Sleutel kost 19 euro per maand, Portefeuille 39 euro per maand en Beheer 79 euro per maand, alle bedragen exclusief 21 procent btw. Wie een enkele woning verhuurt, zit aan de onderkant van die reeks; wie een kleine portefeuille beheert, aan de bovenkant. Er is geen opstartbedrag en u kunt per maand opzeggen.
Het omslagpunt is verrassend vroeg
Zet de twee kanten naast elkaar en het omslagpunt ligt meestal bij een enkele vermeden discussie. Eén herstelpost die u wel kunt verrekenen omdat er een foto van bij de intrek onder ligt, dekt in de praktijk een fors deel van een jaar abonnement. Twee extra leegstandsweken doen dat zeker.
Dat is geen belofte over rendement en ook geen garantie dat u elke discussie wint. Het is een simpele constatering over verhouding: de kosten van vastleggen zijn klein, voorspelbaar en maandelijks. De kosten van niet vastleggen zijn groot, onvoorspelbaar en komen op het slechtst denkbare moment.
Kosten die u niet in euro's uitdrukt
- Slechte verstandhouding. Een discussie over de borg zonder bewijs eindigt zelden vriendelijk, ook als u gelijk hebt.
- Vertrekkende huurders die niet meewerken. Wie merkt dat er geen dossier is, heeft weinig reden om herstel op zich te nemen.
- Onzekerheid bij elke volgende verhuring. U weet niet wat u aantreft, dus u calculeert overal een marge in.
- Fouten die zich herhalen. Zonder vastlegging leert u niets van de vorige keer. Welke die fouten zijn, staat in het overzicht van de fouten bij de eindinspectie die verhuurders geld kosten.
Vier bedragen die verhuurders vaak vergeten
- De btw op herstelfacturen. Het algemene tarief is 21 procent en dat betaalt u mee.
- Het minimum aan incassokosten van 40 euro, dat alleen in beeld komt als u de verplichte kosteloze aanmaning met veertien dagen betaaltermijn correct hebt gestuurd.
- De opslagkosten van uw eigen rommel: papieren mappen die u zeven jaar moet bewaren, want de bewaarplicht voor uw administratie is 7 jaar en voor gegevens over onroerende zaken zelfs 10 jaar.
- De tijd van uw boekhouder of adviseur wanneer u een verrekening achteraf alsnog moet onderbouwen.
Wat u vandaag kunt doen zonder iets te kopen
Pak het dossier van de laatst vertrokken huurder erbij en beantwoord drie vragen. Kunt u binnen vijf minuten laten zien hoe de keuken er bij de intrek uitzag? Staat er een handtekening van beide partijen onder de beginsituatie? Is de afrekening van de borg per post gespecificeerd?
Drie keer ja betekent dat uw werkwijze werkt en dat u die vooral moet volhouden. Eén keer nee betekent dat u bij de eerstvolgende verhuring een half uur extra moet uittrekken. De juridische achtergrond van die drie vragen staat uitgewerkt in het artikel over de opnamestaat, de waarborgsom en wat de wet daarover zegt. Wie de rekensom liever aan een echt scenario ophangt, kan bij de auteur van deze artikelen terecht voor de achtergrond van de gebruikte voorbeelden.
Conclusie: de goedkoopste opname is de opname die u wel maakt
Een slordige woningopname is geen kleine slordigheid maar een uitgestelde uitgave, en die uitgave komt terecht bij de partij die niets kan aantonen. Reken de vijf posten eens door voor uw laatste vertrekkende huurder en vergelijk de uitkomst met de kosten van een vast opnameproces. Met het opnamedossier van Huuropname legt u per ruimte vast wat u ziet, laat u huurder en verhuurder op dezelfde dag tekenen en houdt u het rapport jaren terugvindbaar. Wilt u weten wat dat bij uw aantal woningen betekent, leg uw situatie dan voor via het contactformulier, dan rekenen we het samen na.
